Alfresco เป็นระบบสำหรับจัดการและประสานงานเอกสารที่สำคัญยิ่งยวดต่อทุกธุรกิจ ทำให้เวิร์กโฟลว์การเดินทางของเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติตามที่คุณกำหนด Alfresco จึงช่วยธุรกิจให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทุกวัน ผู้ใช้ในธุรกิจกว่า 7 ล้านคนทั่วโลกกำลังใช้ Alfresco จัดการเอกสารกว่า 4 พันล้านเอกสาร อย่างปลอดภัย
ทำไมธุรกิจมากมายจึงเลือกใช้ Alfresco
ใช้งานง่าย
ผู้ใช้ทุกคนเข้าถึงไฟล์ง่ายดายจากทุกโอเอส ผ่านแชร์โฟลเดอร์ ผ่านเว็บ สมาร์ตโฟน และแทบเล็ต
ปลอดภัย
สามารถกำหนดสิทธิ์ในแต่ละไฟล์ ให้เห็น อ่าน ลบ แก้ไขเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ หมดปัญหาไฟล์หายหรือไม่รู้ใครแก้
ค้นหาเจอเสมอ
เลิกหาไฟล์ไม่เจอ หาเอกสารเจอเสมอ ด้วยการจัดระบบแท็ก และค้นหาจากเนื้อหาไฟล์
จัดการเวอร์ชัน
จะแก้เอกสารไปกี่เวอร์ชันก็ยังเป็นไฟล์เดียว ที่ย้อนหลังเอาเวอร์ชันเก่าได้ทั้งหมด จบปัญหาไม่รู้ไฟล์ไหนล่าสุด
ปรับตามเวิร์กโฟลว์
ส่งเอกสารด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจน แทนที่จะต้องอีเมลไฟล์กันไปมา รู้เสมอว่างานถึงตรงไหนอยู่ที่ใคร
ทำงานรูทีนอัตโนมัติ
เลิกงานจัดการไฟล์ซ้ำแล้วซ้ำอีก ตั้งเงื่อนไขแล้วให้ Alfresco ทำงานแทนอัตโนมัติ์
องค์กรมักจะเก็บไฟล์เอกสารที่ทำงานร่วมกันใน shared drive หรือ file server ปัญหาคือการจัดการสิทธิ์ ถ้าบริษัทไม่ได้ใช้ AD (Active Directory) ผู้ใช้จะเผชิญกับความโกลาหลอยู่เสมอ เพราะใครแก้ใครลบไฟล์ใครก็ได้ แต่ถ้าใช้ AD ผู้ใช้ก็จะถูกจำกัดด้วยความซับซ้อน จนสุดท้ายไอทีต้องจัดการสิทธิ์ให้หมด
นอกจากเก็บไฟล์แล้ว file server ก็ไม่ช่วยอะไรอีกเลย อย่างเรื่องการจัดการ version และ workflow บริษัทขนาดใหญ่จึงมักจะลงทุนในระบบจัดการเอกสาร (ECM) อย่าง SharePoint ซึ่งดีมากแต่ก็แพงมากเช่นกัน และสะดวกเฉพาะคนที่ใช้ Windows บริษัทที่ใหญ่มากๆ อย่างธนาคารมักจะใช้ระบบ ECM ที่ดีขึ้นไปอีกอย่าง Documentum แต่ราคาไลเซนส์ทำให้ไม่คุ้มที่จะ deploy ทั้งองค์กร จึงมีเฉพาะบางคนที่ได้ใช้ ECM ส่วนที่เหลือก็ใช้ file server เหมือนเดิม
Osdev แนะนำให้ทุกองค์กรหันมาใช้ Alfresco ระบบจัดการเอกสารที่ง่ายที่สุดในโลก ความง่ายเป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะปัญหาใหญ่ของการ implement ระบบจัดการเอกสารคือทำอย่างไรให้ยูสเซอร์ยอมใช้ เพราะระบบอื่นทุกตัวใช้ยากเหมือนกันหมด จนหลายบริษัทติดตั้งแล้วไม่ค่อยมีคนใช้ระบบอยู่ดี ยังคงใช้ file server กันเหมือนเดิม
แต่ Alfresco ไม่เป็นแบบนั้น เพราะผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเข้าถึงไฟล์ผ่าน shared drive เหมือนเดิม แต่ไม่ใช่ shared drive ธรรมดา มีการบังคับสิทธิ์ต่างๆ ตั้งแต่ให้เห็นหรือไม่ จนถึงแก้ได้หรือไม่ รวมทั้งยังมี versioning, workflow และ automation ครบเหมือนระบบจัดการเอกสารราคาแพง นอกจาก shared drive แล้วผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงและควบคุมเอกสารผ่านเว็บ หรือแอปมือถือ/แทบเล็ต จากที่ไหนก็ได้
โมเดลเรื่องสิทธิ์ของ Alfresco เข้าใจง่าย เพราะเหมือนการ invite เพื่อนให้เข้ามามีสิทธิ์ในไฟล์ของตัวเอง เมื่อใช้ง่ายก็ทำให้ผู้ใช้ยอมทิ้ง file server มาใช้ Alfresco แทน เพราะตัวเองควบคุมสิทธิ์ต่างๆ ได้เองหมด การที่ผู้ใช้ self-service ได้ด้วย UI ที่ใช้ง่ายช่วยลดภาระของไอทีลงไปได้
